Kalkulačka poplatků za služby v nájmu: návod krok za krokem

Potřebujete připravit vyúčtování služeb? Rádi byste použili naši Kalkulačku, ale nejste si jistí, která čísla do ní zadat a kde je vůbec najít? Leží vám na stole přehled vyúčtování od správce nemovitosti, ale vy netušíte, které položky do vyúčtování nájemníkovi zahrnout a které údaje jsou pro vás naopak nepodstatné? Tak to jste tu správně. Připravili jsme pro vás přehlednou nápovědu, která vám pomůže zorientovat se v potřebných dokumentech a vyúčtování s naší Kalkulačkou připravit rychle a bez stresu v pouhých 5 krocích.

Úvod

Každé jaro rozesílají správci nemovitostí jednotlivým majitelům bytů přehled vyúčtování veškerých služeb. Samotné doručení je povinné, zákon už ale bohužel nijak nespecifikuje, jak má vyúčtování přesně vypadat. To má za následek, že každý přehled vyúčtování má trochu jinou podobu, některé jsou nepřehledné a mnohé dokonce plné chyb. Když se pak vlastníci bytů snaží na základě těchto dokumentů připravit vyúčtování pro své nájemníky, často si lámou hlavu nad tím, co která cifra vlastně znamená.

My vám chceme ušetřit co nejvíc práce a nervů, a tak jsme pro vás připravili online Kalkulačku, která vyúčtování pro nájemníka připraví celé za vás. Kromě toho jsme sehnali i několik skutečných přehledů vyúčtování od správců nemovitostí, SVJ nebo družstev. Na konkrétních příkladech vám díky tomu můžeme ukázat, kde najít čísla, které je potřeba do naší Kalkulačky zadat.

Nechte se celým procesem přípravy vyúčtování provést krok za krokem a smeťte tu nepříjemnou povinnost ze stolu rychle a bez stresu.

Krok 1: Připravte si dokumenty

Než si sednete k zadávání údajů do Kalkulačky, připravte si k ruce následující dokumenty vztahující se k období, za které účtujete. Díky nim bude výsledné vyúčtování přesné a budete mít rychleji vystaráno:

• Vyúčtování nákladů od Společenství vlastníků jednotek (SVJ), Bytového družstva nebo správce.

• Individuální přílohu k vyúčtování, pokud některé údaje nejsou uvedeny přímo ve vyúčtování.

• Doklady k dalším nákladům, které si přejete zahrnout do vyúčtování.

• Nájemní smlouvu, kde jsou specifikovány poskytované služby a výše zaplacených záloh.

• Přehled o zaplacených zálohách nájemcem, aby bylo možné zadat pouze skutečně uhrazené zálohy.

Pokud vyúčtováváte služby pouze za část období, budete navíc potřebovat:

• Stavy měřidel při začátku a konci užívání bytu, které bývají uvedeny v předávacím protokolu.

• Předpis plateb (evidenční list) od SVJ, družstva nebo správce.

• Přehled zaplacených záloh vlastníkem bytu vůči SVJ, družstvu nebo správci, pokud se vyúčtování týká prodeje nemovitosti.

Krok 2: Vyúčtovací období

Jakmile máte pohromadě všechny dokumenty, můžeme se pustit do zadávání jednotlivých hodnot.

Jako první specifikujte, za jaké období vyúčtování připravujete. Důležité je mít jasno především v tom, jestli vyúčtováváte za celý rok nebo jen za jeho část. V kroku 4 si vysvětlíme, jaký to má vliv na výpočty jednotlivých položek vyúčtování.

Krok 3: Uhrazené zálohy

První částky, které budete potřebovat znát, jsou reálně zaplacené zálohy, které vám každý měsíc vyúčtovacího období nájemník poslal.

POZOR! Nejedná se o zálohy, které vy platíte SVJ, nebo družstvu, ale skutečně ty, které přicházely na váš účet od nájemníka. Výši těchto záloh máte zpravidla uvedenou v nájemní smlouvě a došlé platby od nájemce najdete ve svém elektronickém bankovnictví, kde si je můžete snadno vyfiltrovat.

Rozpis na jednotlivé měsíce vám umožní zkontrolovat, že vám za každý měsíc nájemník skutečně zaplatil tolik, kolik měl.

Pokud vyúčtování připravujete v souvislosti s koncem nájmu, můžete v Kalkulačce jedním kliknutím vyúčtovat i kauci.

Jak zadat zálohy při prodeji bytu?

Pokud je účelem výpočtu rozúčtování plateb do SVJ, družstva nebo ke správci při prodeji bytu, je nutné zadat zálohy, které za dané období hradil vlastník bytu. Pracujeme tedy s částkami uvedenými v předpisu plateb nebo v Evidenčním listu bytu poskytnutém SVJ, družstvem či správcem nemovitosti.
Při zadávání je však nutné odečíst položky, které nejsou součástí vyúčtování služeb. Jedná se zejména o:

• Dlouhodobou zálohu na správu domu a pozemku (tzv. fond oprav)
• Splátku anuity
• Splátku úvěrů
• Další položky, které nejsou zálohami na služby

Příklad výpočtu:
• Měsíční platba SVJ: 5 000 Kč
• Fond oprav: 1 800 Kč
• Splátka úvěru: 800 Kč

Výpočet částky, kterou zadáte do kalkulačky:
Záloha do kalkulačky = Měsíční platba SVJ – Fond oprav – Splátka úvěru
Záloha do kalkulačky = 5 000 Kč – 1 800 Kč – 800 Kč = 2 400 Kč

Tento výpočet je nutné provést zvlášť pro každý měsíc, protože předpis plateb se mohl v průběhu roku měnit.

Krok 4: Náklady za služby

Jakmile máte jasno ve vyúčtovacím období a znáte částky, které vám nájemník zaplatil, můžete se pustit do vyúčtování jednotlivých služeb.

V Přehledu od SVJ byste měli najít tabulku s celoročními náklady na každou službu. Do Kalkulačky budete zadávat vždy částky ze sloupce skutečný náklad, nikoliv předepsané zálohy nebo rozdíl. V následujících příkladových vyúčtováních jsme příslušné sloupce zvýraznili.

Teplo

Zadejte zde náklady na dodané teplo –⁠ ať už z domovní kotelny nebo dálkově z teplárny. Tyto údaje najdete na vyúčtování od SVJ, družstva nebo správce. Někdy bývají rozděleny na základní a spotřební složku. Ty bývají označeny písmeny Z (základní) a S (spotřební). Pokud jsou náklady na otop takto rozepsány, uveďte do Kalkulačky součet obou složek.

Na obrázcích níž si můžete prohlédnout, jak může být v přehledu vyúčtování od správce teplo buď rozepsané, nebo uvedené jako jedna celková položka.

Teplá užitková voda (TUV) - celý rok

• Zadejte celkové náklady v Kč za dodanou teplou užitkovou vodu (TUV).
• Pokud odebíráte teplou vodu dálkově z teplárny, je možné, že bude váš správce náklady na teplou vodu rozepisovat do složky podle spotřeby a složky podle podlahové plochy. V takovém případě celkové náklady na TUV neznáte. Vyberte tedy možnost možnost "ne" a vyplňte následující položky:
  •  Složku dle spotřeby (70 %)
  •  Složku podle podlahové plochy (30 %) - pokud není ve vašem přehledu vyúčtování uvedena, vyplňte 0.
  • Náklady na studenou vodu použitou k ohřevu (SUV pro TUV) - pokud není ve vašem přehledu vyúčtování uvedena, vyplňte 0. V takovém případě je tato položka již zahrnuta ve vodném a stočném.

Prohlédněte si, jak může položka TUV v přehledu od správce vypadat:

Teplá užitková voda (TUV) - část roku

Pokud účtujete TUV pouze za část roku, postupujte následovně:

1. Zadejte spotřebu teplé vody za dané období. K tomu je potřeba znát stavy měřidel na začátku a na konci období. Pokud období začíná nebo končí zároveň s kalendářním rokem, můžete příslušné hodnoty najít ve vyúčtování od SVJ, družstva nebo správce. V ostatních případech jsou tyto údaje uvedeny v předávacím protokolu k bytu.
   
   

2. Zadejte „Roční spotřebu TUV“ v m³. Tato hodnota je důležitá proto, aby za vás Kalkulačka mohla správně vypočítat cenu za 1 m³ teplé vody.
   
   
3. Dále je třeba spočítat náklady v Kč za dodanou teplou užitkovou vodu (TUV), a to jak z domovní kotelny, tak z teplárny. Tyto náklady bývají zpravidla rozděleny na dvě části –⁠ složku dle spotřeby (70 %) a složku podle podlahové plochy (30 %). Součástí TUV jsou i náklady na studenou vodu využitou k jejímu ohřevu.
   
   Všechny potřebné údaje naleznete ve vyúčtování od SVJ, družstva nebo správce, případně v jeho individuální příloze.

Studená užitková voda (SUV) - celý rok

Zadejte celkové roční náklady na studenou vodu (SUV).

Může se stát, že v přehledu vyúčtování od SVJ vůbec položku Studená voda (SV) nenajdete a místo ní je uvedeno tzv. vodné/stočné, viz obrázek níž. V takovém případě se obecně rozumí, že vodné stočné zahrnuje úplně všechnu vodu, teplou i studenou, která byla v bytě využita a náklad na teplou vodu (TV případně TUV) je tím pádem pouze nákladem na ohřev.

Studená užitková voda (SUV) - část roku

Pokud připravujete vyúčtování jen za část roku, postupujte následovně:

1. Zjistěte, zda je ve vyúčtování studená voda uvedena jako jedna položka „vodné a stočné“, nebo zda je rozdělena na SUV (studená užitková voda) a SUV pro TUV (studená voda určená k ohřevu na teplou vodu). Podle toho proveďte v Kalkulačce volbu Ano nebo Ne.
   
   

2. Uveďte stavy měřidel na začátku a na konci období, za které vyúčtování připravujete. I tady platí, že pokud toto období začíná nebo končí zároveň s kalendářním rokem, můžete příslušné hodnoty najít ve vyúčtování od SVJ, družstva nebo správce. V ostatních případech jsou tyto údaje uvedeny v předávacím protokolu k bytu. Pokud máte více vodoměrů pro SUV, uvádějte do kalkulačky vždy součet hodnot všech měřidel.
   
   

3. Zadejte roční spotřebu SUV v m³. Tu potřebuje Kalkulačka znát, aby mohla vypočítat cenu za 1 m³ studené vody.
   
   

4. Zadejte náklady na studenou vodu v Kč. Pokud jste v prvním kroku vybrali možnost Ano, uveďte celkový náklad na vodné/stočné. Jestli jste zvolili možnost Ne, budete uvádět náklady na SUV.

Další položky - celý rok

Kromě tepla, teplé a studené vody umí naše Kalkulačka vyúčtovat i libovolné množství dalších položek. Stačí kliknout na tlačítko "přidat položku" a můžete přidávat účtovat poplatky za služby jako například užívání výtahu, náklady na osvětlení společných prostor, na úklid a údržbu domu, svoz odpadu atp. Někdy může být potřeba vyúčtovat i jednorázové náklady na opravy, na kterých se musí dle Nařízení vlády č. 308/2015 Sb. podílet nájemník, např. max 1 000 Kč za jednu opravu, kam patří i výměna vodoměrů, kalorimetrů aj.

Pokud nájemníkovi potřebujete vyúčtovat i energie, můžete přidat položky "elektřina" a "plyn". Položkou se může dokonce stát i samotné zpracování vyúčtování. To znamená, že 199 Kč, které zaplatíte nám, můžete zcela legálně naúčtovat nájemníkovi.

Náš Tip: Položky, které do Kalkulačky přidáváte, pojmenujte stejně, jak jsou pojmenované v přehledu vyúčtování od SVJ. V dokumentech pak budete mít větší přehled.

Další položky - část roku

Pokud účtujete za část roku, otevře se vám po kliknutí na tlačítko "přidat položku" výběr z následujících možností:

Jak účtovat při prodeji bytu?

Pokud připravujete vyúčtování při prodeji bytu, je nutné zadat zálohy, které za dané období hradil vlastník bytu. Pracujeme tedy s částkami uvedenými v předpisu plateb nebo v Evidenčním listu bytu poskytnutém SVJ, družstvem či správcem nemovitosti.

POZOR! Při zadávání je nutné odečíst položky, které nejsou součástí vyúčtování služeb. Jedná sBoxe zejména o:

- Dlouhodobou zálohu na správu domu a pozemku (tzv. fond oprav)
- Splátku anuity
- Splátku úvěrů
- Další položky, které nejsou zálohami na služby

Příklad výpočtu:
- Měsíční platba SVJ: 5 000 Kč
- Fond oprav: 1 800 Kč
- Splátka úvěru: 800 Kč

Výpočet částky, kterou zadáte do Kalkulačky:
Záloha do kalkulačky = Měsíční platba SVJ – Fond oprav – Splátka úvěru
Záloha do kalkulačky = 5 000 Kč – 1 800 Kč – 800 Kč = 2 400 Kč

Tento výpočet je nutné provést zvlášť pro každý měsíc, protože předpis plateb se mohl v průběhu roku měnit.

Krok 5: Dokončení

Jakmile máte přidané všechny položky, které si přejete vyúčtovat, stačí kliknout na tlačítko "Pokračovat", vyplnit svoje osobní údaje a zaplatit.

Jakmile úspěšně proběhne platba, zobrazí se vám připravené vyúčtování. To stačí stáhnout, vyplnit svoje a nájemníkovy osobní údaje a dokument můžete rovnou použít.

Pokud byste zjistili, že jste se při zadávání údajů do Kalkulačky spletli, stačí se nám ozvat a my vám v rámci původní ceny pošleme odkaz k opravě a Kalkulačka vám vygeneruje vyúčtování znovu.