Digitální vyúčtování služeb: Který nástroj je pro vás ten pravý?

Úvod

Ať už jste pronajímatel nebo sami v nájmu bydlíte, nepochybně se alespoň jednou ročně setkáváte s vyúčtováním poplatků za služby. Ve 21. století už tenhle dokument naštěstí není potřeba připravovat manuálně na papíře, ale můžete k němu využít různé digitální nástroje a aplikace, které za vás provedou výpočty za pár minut. V tomhle článku se podíváme na to, jaké výhody vůbec digitální nástroje přináší, co všechno by měl dobrý nástroj na přípravu vyúčtování poplatků umět a pomůžeme vám vybrat ten, který nejlépe vyřeší vaši konkrétní situaci.

Proč používat digitální nástroje na vyúčtování?

Rychlost a jednoduchost

Ruční počítání vyúčtování může být časově náročné a je k němu potřeba dobře znát zákony i všechny důležité koeficienty. Kvalitní digitální nástroje výpočty automatizují, takže je zvládnou snadno, rychle a bez chyb.

Přesnost

Při manuálních výpočtech se snadno stane chyba. Online kalkulačky a aplikace zajišťují přesnější výsledky, které odpovídají aktuálním právním předpisům.

Soulad s legislativou

Spolehlivé digitální nástroje reflektují legislativní změny a doporučené postupy pro vyúčtování služeb.

Jak se pozná kvalitní nástroj na přípravu vyúčtování?

Nástrojů i šablon pro přípravu vyúčtování služeb je na trhu velké množství. Pojďme si představit několik parametrů, podle kterých poznáme, který z nástrojů je skutečně kvalitní a můžete mu důvěřovat.

Nástroj je postaven na platných zákonech

Jde především o zákon 67/2013 Sb., který upravuje některé otázky související s poplatky za služby a o vyhlášku č. 269/2015 Sb., ve které jsou k nalezení koeficienty pro rozpočet tepla.

Nástroj je pravidelně aktualizován v souladu s novinkami v zákoně

Uživatelé tak mají jistotu, že při použití nástroje zákon neporušují a sami přitom nemusí změny sledovat.

Nástroj umožňuje do vyúčtování přehledně zahrnout všechny položky, za které nájemce platí

Typicky jde o vytápění, dodávku pitné a teplé vody, odvádění odpadní vody a úklid a osvětlení společných prostor. Zahrnutý může být ale i poplatek za užívání výtahu nebo za kontrolu komínů. (Podrobnější popis toho, co do poplatků za služby patří a co ne, najdete v našem článku Jak vyúčtovat služby při pronájmu nebo pronájmu bytu.) Kvalitní digitální nástroj na přípravu vyúčtování vám napoví, které položky je možné do vyúčtování zahrnout.

Nástroj používá platné koeficienty pro rozpočet poplatků s ohledem na zúčtovací období nebo počet nájemníků

Obzvlášť v případě, kdy potřebujete služby vyúčtovat jen za část roku, je
potřeba poplatky rozpočítat tak, aby na nájemce připadal vždy spravedlivý díl celkové částky. U poplatku za teplo je nutné zohlednit konkrétní měsíce zúčtovacího období, protože v zimě je spotřeba logicky výrazně vyšší než v létě. U položek, které neumožňují měření spotřeby (např. používání výtahu) je zase třeba vzít v potaz celkový počet nájemníků a částku správně vydělit.

Nástroj poskytuje přehledný a jasně strukturovaný výstup

Ideální je forma tabulky, kde snadno najdete každou položku vyúčtování, všechny dílčí částky a nakonec i jasně označený výsledný nedoplatek či přeplatek. Výhodou jsou vysvětlivky, díky nimž se můžete zorientovat ve všech výpočtech, které za vás nástroj provedl.

Nástroj umožňuje stažení výstupu ve vhodném formátu

Nejpraktičtější bývají formáty docx. nebo xlsx, které můžete v případě potřeby snadno editovat, funkční ale může být i PDF. Zásadní je, aby byl výstupní dokument připraven k okamžitému použití a už nevyžadoval od vás úpravy formátování nebo grafického zpracování.

Nástroj se řídí zásadami ochrany osobních údajů

Údaje, které od vás nástroj bude pro výpočty potřebovat, jsou ze své podstaty citlivé. Proto je zásadní, aby nástroj dodržoval nařízení GDPR a údaje pronajímatele i nájemníka tak zůstaly v bezpečí.

Co zohledit při výběru nástroje?

Cílovou skupinu

Pro koho je nástroj primárně určený? Mohou ho použít jenom pronajímatelé, nebo se hodí i pro nájemníky, kteří si s jeho pomocí můžou zkontrolovat, jestli platí jen tolik, kolik je skutečně potřeba?

Uživatelské rozhraní

Je nástroj intuitivní? Poskytuje k jednotlivých krokům srozumitelné vysvětlení?

Cenu

Je cena za využití nástroje adekvátní? Pokud je nástroj dostupný zdarma, je skutečně spolehlivý a důvěryhodný?

Dostupnost technické podpory

Je jasné, na koho se obrátit, když máte pochybnosti nebo dojde k chybě? Je možné v rámci původní ceny opravit údaje, které jste do nástroje zadali?

Které nástroje doporučujeme?

1. Kalkulačka od KOVA Reality

Naše kalkulačka splňuje všechna kritéria kvalitního nástroje na přípravu vyúčtování služeb. Díky třicetileté praxi v realitách můžete mít jistotu, že se v problematice opravdu vyznáme a Kalkulačku jsme připravili tak, aby byla v souladu se všemi platnými zákony a přitom jednoduchá a rychlá. Navíc je vhodná pro pronajímatele i nájemníky, takže ať už je vaše situace jakákoliv, pomůžeme vám zjistit, jaký vznikl na službách nedoplatek či přeplatek.

2. Online šablony v xlsx formátu

Pro některé uživatele může být vhodné využít některou z volně dostupných šablon, které provedou všechny výpočty v rámci připravené tabulky. Rizikem u těchto nástrojů je, že nejsou aktuální a nepoužívají tedy správné koeficienty nebo nereflektují potřebnou legislativu.