6 nejčastějších chyb ve vyúčtování služeb a jak se jim vyhnout

Úvod

Začátek kalendářního roku s sebou nese nutnost připravit vyúčtování služeb spojených s nájmem. Tenhle dokument je zásadní pro pronajímatele i nájemníky a obě strany dokáže slušně potrápit. Vyhněte se zbytečnému stresu, který způsobují chyby ve vyúčtování. V tomto článku se podíváme na ta nejčastější pochybení, kterých se lidé při vyúčtování služeb dopouští a nabídneme praktické tipy, jak se jim vyhnout.

1. Chybné položky ve vyúčtování

Co je to za chybu

Ve vyúčtování jsou položky, které v něm podle zákona být nesmí nebo naopak chybí položka, která by ve vyúčtování být měla.

Jak se chybě vyhnout

• Pročtěte si zákon o službách č. 67/2013 Sb, který podrobně rozebírá, co má být součástí vyúčtování za služby. My jsme pro vás vybrali ten nejdůležitější paragraf:
  
  „Službami jsou zejména dodávka tepla a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody a odvádění odpadních vod, provoz výtahu, osvětlení společných prostor v domě, úklid společných prostor v domě, odvoz odpadních vod a čištění jímek, umožnění příjmu rozhlasového a televizního signálu, provoz a čištění komínů a odvoz komunálního odpadu.“
  Zákon č. 67/2013 Sb. §3
  
  
• Ujistěte se, že jsou ve vyúčtování zahrnuté jen ty služby, které jsou vypsané v nájemní smlouvě nebo v její příloze. Pronajímatel totiž nesmí účtovat žádné služby, které si s nájemníkem předem smluvně neujednal. Mezi poplatky za služby rozhodně nepatří:
  • Fond oprav
  • Splátka anuity v bytovém družstvu
  • Rozhlasové a televizní poplatky
  • Pojištění bytu a domu
  • Správa bytové jednotky
  • Odměna statutárních orgánů
  • Náklady spojené s užíváním nebytových prostor

2. Nesprávné výpočty při částečném vyúčtování

Co je to za chybu

Při částečném vyúčtování za služby spojené s nájemem byly nesprávně použity koeficienty pro rozúčtování.

Pokud je doba nájmu shodná s účetním obdobím, můžeme jednoduše sečíst náklady za všechny služby a porovnat je s celkovou částkou, která byla skutečně zaplacená na zálohách. Konkrétní příklad tohoto typu vyúčtování jsme pro vás připravili v tomto článku.

Tahle metoda ale nebude fungovat, pokud vyúčtováváme pouze za část roku, což tak v praxi často bývá. V takovém případě je potřeba stanovit koeficient představující poměr, který připadá na daného nájemce nebo podnájemce. Když měří spotřebu poměrová měřidla (např. kalorimetr na topení nebo vodoměr), víme přesně, kolik je třeba nájemníkovi za danou službu účtovat. Pokud měřidla k dispozici nemáme, je potřeba použít koeficienty, které nám pomohou stanovit, jaké procento celkové částky má nájemník zaplatit.

U tepla jde o koeficienty energetické náročnosti pro jednotlivé měsíce. Ty reflektují fakt, že v létě se logicky topí méně než v zimě a nedává tudíž smysl účtovat za všechny měsíce stejnou částku. Koeficienty energetické náročnosti jsou stanovené vyhláškou č. 269/2015 Sb.

Jak se chybě vyhnout

• Pročtěte si vyhlášku č. 269/2015 Sb, ve které najdete koeficienty energetické náročnosti včetně podrobnějšího popisu jejich fungování.
• Zkontrolujte, že správně rozpočítáváte i všechny další služby, které nejsou přímo měřitelné (např. užívání výtahu), a které nájemník využíval pouze část roku. Konkrétní příklad najdete v tomto článku.
• Aktuálnost všech koeficientů pro jistotu každý rok kontrolujte, mohou se totiž měnit.
• Používejte software nebo kalkulačky zaměřené na automatizaci rozúčtování. Jednu takovou nabízíme i my. Podívejte se, co všechno umí.

3. Nedodržení termínů

Co je to za chybu

Vyúčtování bylo doručeno pozdě, tj. déle než 4 měsíce po skončení daného zúčtovacího období. Za každý den prodlení musí pronajímatel zaplatit nájemci pokutu až 50 Kč.

Pozor! V dané lhůtě je potřeba doručit skutečně správné vyúčtování, takže pokud uděláte chybu a vyúčtování musíte opravit a poslat nájemci znovu, lhůta se doručení se vám nijak neprodlužuje.

Jak se chybě vyhnout

• Výpočty neodkládejte na poslední chvíli. Obzvlášť pokud doručujete vyúčtování poštou, je potřeba počítat s možným zdržením.
• Pravidelně sledujte, jestli se nezměnila zákonná lhůta, do kdy je potřeba vyúčtování nájemníkovi doručit.
• Používejte systém, který vám pomůže vyvarovat se zbytečných chyb, kvůli kterým byste vyúčtování museli připravovat a posílat vícekrát.

4. Nejasnosti v komunikaci

Co je to za chybu

Vyúčtování je sice správné, ale nepřehledné, takže nájemci není jasné, za co platí a proč.

Jak se chybě vyhnout

• Vyúčtování formátujte do podoby tabulky, kam vypíšete jednotlivé položky a částky, které nájemce skutečně uhradil. Na konci tabulky graficky zvýrazněte výslednou částku, která vám vyšla a jasně specifikujte, jestli se jedná o přeplatek, který budete nájemci vracet, nebo o nedoplatek, který má naopak on zaplatit vám.
• V případě zájmu poskytněte vysvětlení ke svým výpočtům. Inspirovat se můžete v naší Kalkulačce, kde poskytujeme podrobné, ale srozumitelné vysvětlivky ke všem použitým koeficientům a složitějším výpočtům.

5. Chyby v technologiích a softwaru

Co je to za chybu

Zastaralé nebo nefunkční systémy vygenerovaly ve vyúčtování chyby.

Jak se chybě vyhnout

• Používejte moderní software, který je pravidelně aktualizován v souladu se změnami v zákonech.
• Nevyužívejte software nedůvěryhodných stran. My v KOVA Reality máme třicetiletou praxi, díky níž můžeme zaručit, že naše Kalkulačka vám ve vyúčtování chybu neudělá.

Ať už se rozhodnete využít pro letošní vyúčtování naši Kalkulačku, jakoukoliv jinou aplikaci nebo si vyúčtování spočítáte manuálně, doufáme, že vám náš článek pomohl udělat si v problematice jasno.